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Im Folgenden werden einige Begriffe erläutert, die im Projektmanagement grundlegende Bedeutung haben. Sie sollten in jedem Fall darauf achten, dass in Ihrer Organisation ein möglichst einheitliches Begriffsverständnis besteht. Andernfalls sind Missverständnisse und Konflikte vorprogrammiert.

Folgende Begriffe gilt es zu definieren:

Projekt Der lateinische Ursprung für den Projektbegriff ist "proiectum", was "das voraus Geworfene" bedeutet.

Laut DIN 69901 ist ein Projekt ein "Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation".

In jedem Fall sollte eine Projektaufgabe folgende Kriterien erfüllen:
  • komplexe, neuartige, einmalige Aufgabenstellung
  • messbare Ziele
  • zeitliche Befristung (Anfang und Ende) 
  • begrenzte Ressourcen (Geldmittel, Personal etc.) 
  • interdisziplinäre Bearbeitung (Teamarbeit)

Das Project Management Institute (PMI) definiert den Projektbegriff wie folgt:

"A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product or service. Temporary means that every project has a definite beginning an a definite end. Unique means that the product or service is different in some distinguishing way from all similar products or services."

Es muss in jedem Fall vor Beginn eines jeden einzelnen Projekts geprüft werden, ob das jeweilige Vorhaben projektwürdig ist oder ob es im Rahmen routinemäßiger Prozesse effektiver und effizienter bearbeitet werden kann! --> Projektwürdigkeit

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Projektmanagement Der Terminus Projektmanagement hat in der Praxis vor allem zwei Bedeutungen. Einerseits wird darunter generell die Arbeits- und Organisationsform zur Bearbeitung von Projekten verstanden. Andererseits beschreibt Projektmanagement auch die Führungs- und Managementaufgabe in Projekten.

Projektmanagement ist ein systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben. Es umfasst die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen.

Das Project Management Institute grenzt den Projektmanagementbegriff wie folgt ab:

"Project Management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements."

Des Weiteren unterteilt PMI die Projektmanagementdisziplin in neue Teildisziplinen, die auch als die "9 Wissensfelder des Projektmanagements" bezeichnet werden. Damit gibt PMI einen umfassenden Überblick über die wesentlichen Teilaspekte des Projektmanagements.

  • Project Integration Management (Integrationsmanagement)
  • Project Scope Management (Umfangsmanagement)
  • Project Time Management (Zeitmanagement)
  • Project Cost Management (Kostenmanagement)
  • Project Quality Management (Qualitätsmanagement)
  • Project Human Resource Management (Personalmanagement)
  • Project Communications Management (Kommunikationsmanagement)
  • Project Risk Management (Risikomanagement)
  • Project Procurement Management (Beschaffungsmanagement)

Integrationsmanagement
Das Integrationsmanagement im Projektmanagement beschreibt die Prozesse, die für eine gute Koordinierung und Integration der unterschiedlichen Aktivitäten eines Projekts erforderlich sind. Es umfasst die Projektplanentwicklung, die Projektplandurchführung und das Änderungswesen.

Umfangsmanagement
Das Projektumfangsmanagement befasst sich mit der laufenden Planung und Kontrolle des Leistungsfortschritts im Projekt. Im Rahmen des Umfangsmanagements wird in regelmäßigen Abständen überprüft, ob sich das Projekt "auf dem richtigen Weg" befindet. Zum Projektumfangsmanagement gehören die Projektinitiierung, die Inhalts- und Umfangsplanung, die Leistungsdefinition, die Leistungsverifizierung sowie die Leistungsüberwachung.

Zeitmanagement
Das Zeit- und Terminmanagement soll sicherstellen, dass ein Projekt termingerecht fertiggestellt wird. Zum Zeit- und Terminmanagement gehören Vorgangsdefinition, Festlegung der Vorgangsfolgen, Vorgangsdauerschätzung, Terminplanentwicklung und Terminplanüberwachung.

Kostenmanagement
Das Kostenmanagement beschreibt alle erforderlichen Prozesse, die sicherstellen sollen, dass das Projekt im geplanten und genehmigten Kostenrahmen fertiggestellt wird. Zum Kostenmanagement gehören Einsatzmittelplanung, Kostenschätzung, Budgetierung sowie Kostenüberwachung.

Qualitätsmanagement
Das Qualitätsmanagement in Projekten soll sicherstellen, dass die vom Auftraggeber definierten Qualitätsansprüche eingehalten oder sogar übertroffen werden. Dazu gehören Qualitätsplanung, Qualitätssicherung und Qualitätslenkung.

Personalmanagement
Die Hauptaufgabe des Personalmanagements ist es, dafür zu sorgen, dass die am Projekt beteiligten Mitarbeiter so effizient wie möglich eingesetzt werden. Dem Personalmanagement können folgende Funktionen und Aufgaben zugeordnet werden: Projektorganisation, Personalakquisition und Teamentwicklung.

Kommunikationsmanagement
Das Kommunikationsmanagement im Projekt hat zum Ziel, sämtliche Projektinformationen rechtzeitig und angemessen zu erstellen, zu sammeln, zu verbreiten, abzulegen sowie zu definieren. Hierzu gehören der Aufbau eines Informations- und Berichtswesens, die Informationsverteilung, die Fortschrittsermittlung sowie der administrative Abschluss.

Risikomanagement
Das Risikomanagement beschreibt sämtliche iterativen Prozesse, die notwendig sind, um Projektrisiken festzustellen, zu analysieren und darauf zu reagieren. Hierzu gehören die Risikoidentifizierung, die Risikobewertung, die Entwicklung von Maßnahmen zur Risikobewältigung sowie die Risikoverfolgung.

Beschaffungsmanagement
Das Wissensfeld Beschaffungsmanagement beinhaltet die Beschaffung von Waren und Leistungen außerhalb der Organisation sowie die dazugehörige Vertragsgestaltung. In diesen Bereich fallen Beschaffungsvorbereitung, Angebotsvorbereitung, Einholen von Angeboten, Lieferantenauswahl, Vertragsgestaltung und Vertragserfüllung.

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Programm

Als Programm wird ein Bündel von Projekten bezeichnet, die dasselbe übergeordnete oder strategische Ziel verfolgen. Programme werden häufig für kapitalintensive Großvorhaben im Luftfahrt-, Weltraum-, Automobil- und Anlagenbereich definiert, wo die Gesamtaufgabe kaum mit Hilfe eines einzigen Projekts gelöst werden könnte.

PMI definiert den Programmbegriff wie folgt:

"A program is a group of projects managed in a coordinated way to obtain benefits not available from managing them individually. Many programs also include elements of ongoing operations ."

Grafisch kann dieser Sachverhalt wie folgt dargestellt werden:

Ongoing operations sind kontinuierliche Aufgaben und Funktionen der Stammorganisation (z.B. F&E, Einkauf, Logistik, Produktion, Marketing, Vertrieb etc.).

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